Travailler à l’IAC

15 novembre 2024

Titre du poste : Chargé·e d’administration
Type d’emploi : Permanent, à temps plein (35 heures/semaine)
Lieu de travail : Virtuel, avec quelques obligations en personne à Toronto
Date de début : janvier 2025
Salaire : 47 000 $ – 55 000 $, selon expérience

Résumé du poste
Vous êtes une personne professionnelle très organisée, réactive et pondérée, passionnée par l’administration? Vous êtes aussi une personne débrouillarde et enthousiaste à l’idée d’en apprendre davantage sur l’art canadien? Les gens vous disent-ils que vous avez un grand souci du détail ? Excellez-vous dans l’acquisition de nouvelles technologies et de compétences en ligne ? Vous aimez gérer plusieurs dossiers en même temps et faire avancer les choses?

Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, l’équipe de l’IAC aimerait vous connaître. L’IAC est une organisation éducative sans but lucratif et un organisme de bienfaisance enregistré, à la recherche d’une personne dynamique pour le poste de chargé·e de l’administration. Ce poste en est un permanent et à temps plein, majoritairement à distance et dans un cadre virtuel, mais avec l’obligation de se rendre à Toronto un jour par semaine, parfois plus.

Relevant de la gestionnaire de l’administration, la personne chargée de l’administration jouera un rôle clé en veillant aux activités quotidiennes de l’IAC. Le ou la candidat·e idéal·e doit avoir au moins deux ans d’expérience dans le soutien administratif et faire preuve d’un grand souci du détail, d’excellentes compétences en communication, tout en faisant montre de sa capacité à gérer efficacement plusieurs programmes et à utiliser avec efficacité la suite Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Teams).

Pourquoi travailler à l’IAC?

En tant que petite organisation, l’IAC a un impact important dans le paysage artistique national, ce qui conduit les membres talentueux de son équipe à voir leur carrière évoluer rapidement en se faisant offrir de nouvelles possibilités de carrière. Une telle ouverture est rarement au rendez-vous dans les grandes organisations artistiques. L’IAC offre une rémunération concurrentielle, des vacances généreuses, un programme d’avantages sociaux et la possibilité de travailler à domicile. À cheval sur le principe de n’envoyer des courriels que pendant les heures de travail, l’IAC s’assure que son équipe peut se concentrer sur ses passions et sa vie personnelle en dehors des heures de travail.

Sur la diversité

L’IAC est fier de la diversité des voix représentées dans sa programmation et cherche à refléter cette diversité au sein de son équipe. Nous reconnaissons qu’un milieu de travail inclusif est essentiel pour promouvoir l’excellence et permettre à tous les membres du personnel de réaliser leur plein potentiel. Nous veillerons à ce que chaque candidat·e soit traité·e équitablement en ce qui concerne la race, l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, le statut socio-économique, l’âge, les capacités physiques, les croyances religieuses, le niveau d’études, la situation matrimoniale et le statut parental. N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez besoin d’aménagements.

Principales responsabilités

i. Soutenir la gestionnaire de l’administration et l’équipe de direction

Gestion de la correspondance électronique entrante et sortante et des calendriers de la directrice générale.
Réserver les voyages, les transports et l’hébergement, et organiser et classer les reçus et les dépenses de l’équipe de direction.
D’une manière générale, anticiper et répondre aux besoins administratifs de l’équipe de direction.

ii. Gestion des donations

Travailler avec la responsable du développement et le directeur des finances pour tenir à jour les dossiers dans la base de données des donations, en veillant à l’exactitude et à la validité des informations.
Soutenir les activités avec les donatrices et donateurs de l’IAC selon les besoins, y compris la préparation de lettres de remerciement et d’autres types de correspondance avec ces personnes.

iii. Conseil d’administration et archives de l’entreprise

Aider la gestionnaire de l’administration à coordonner les réunions du conseil d’administration, notamment en répondant aux communications des membres du CA.
Aider la gestionnaire de l’administration à tenir et à mettre à jour les dossiers officiels de l’entreprise et les registres des procès-verbaux.

vi. Soutien à l’administration générale

Gérer les lettres d’entente avec les contractant·es externes, y compris la préparation et gestion des lettres d’entente;
Participer à la planification et à la tenue d’événements;
Aider à la création de contenu pour les réseaux sociaux de l’IAC;
Superviser les boîtes de courriers électroniques générales de l’organisation et répondre/transmettre les demandes de renseignements;
Planifier et présider les réunions internes, y compris rédiger les procès-verbaux et consigner les mesures à prendre;
Organiser l’impression, la messagerie et les livraisons spéciales et préparer la papeterie appropriée (par exemple, les cartes, les étiquettes d’envoi et l’emballage);
Effectuer divers travaux en personne, au centre-ville de Toronto, un jour par semaine.

Compétences et qualités essentielles

Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité à établir des priorités de manière efficace;
Capacité à travailler dans un contexte où les délais sont courts;
Attitude positive et hautement professionnelle;
Capacité à travailler de manière indépendante et à collaborer au sein d’une équipe virtuelle;
Confiance en soi pour s’adresser à des parties prenantes externes;
Solides aptitudes en matière de présentation de soi;
Maîtrise complète d’Adobe, d’InDesign, de Zoom, de Teams et de la suite Microsoft, y compris Word, PowerPoint et Excel;
Connaissance de Hootsuite et des programmes de médias sociaux;
La connaissance du logiciel de gestion de projet Asana est un atout;
Un permis de conduire valide est également un atout.

Autres qualités requises

Grammaire et compétences rédactionnelles irréprochables
Souci du détail irréprochable
Solides compétences en matière de recherche
Connaissance de l’art canadien
Disponibilité pour des réunions hebdomadaires en personne à Toronto
Minimum de 2 ans d’expérience en administration

Comment postuler

Veuillez soumettre votre CV accompagné d’une lettre de motivation à jobs@aci-iac.ca avant le 5 décembre 2024. La lettre de motivation doit expliquer pourquoi vous pensez être un·e bon·ne candidat·e pour ce poste. Veuillez noter que les candidatures ne comprenant pas de lettre de motivation seront considérées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte. Nous remercions toutes les personnes intéressées, mais seules les personnes présélectionnées pour un entretien seront contactées.